Waargebeurd
Zoals je wellicht weet, heb ik een ruime inkoop- en verkoopachtergrond. Vanuit die ervaring weet ik dat je als ondernemer zorgvuldig moet omgaan met je portemonnee. Mijn mantra is: ‘wat je niet uitgeeft, hoef je ook niet te verdienen’. Da’s in een groot bedrijf waarin met budgetten en systemen wordt gewerkt en de portemonnee van de baas niet fysiek zichtbaar is, toch wel een dingetje. Een waargebeurd verhaal heb ik opgetekend. Kijk er eens naar en verbaas je. Hoe is dat voor jou? Let jij goed op je ondernemersportemonnee, zelfs als er genoeg geld in zit?
Waarom denken mensen dat ze moeten kopen?
Toen ik nog inkoper was, kwamen mensen van andere afdelingen naar Afdeling Inkoop om ons de opdracht te geven iets in te kopen. Soms was dat geen goed idee. Soms kon ik het als inkoper niet verantwoorden deze aankoop in deze vorm te laten plaatsvinden en veel geld onnodig de onderneming uit te laten stromen. Volgens mij behoort het als inkoper tot mijn taak om zo goed mogelijk met de portemonnee van mijn werkgever om te gaan. Ook al maakt de budgetverantwoordelijke op dat moment alleen maar ‘zijn of haar’ budget op.
Stel jezelf vier vragen
Dit is het rijtje met vragen dat ik ontwikkelde voor ‘interne’ opdrachtgevers en wat ik nog steeds in mijn eigen onderneming toepas: het heeft vaak gezorgd voor onvermoede besparingen.
1. Hebben we de aankoop nodig?
2. Hebben we de Euro’s ervoor (over)?
3. Hebben we de alternatieven onderzocht?
4. Tijdens de aankoop: hebben we goed onderhandeld?
Beter van niet
Waargebeurd verhaal: een general manager van een fabriek met een zeer magere winstmarge, vond dat ik een groepscontract af moest sluiten voor kleurencartridges. Want we gebruikten er genoeg om een mooie besparing te realiseren. Een mooie uitdaging zou je zeggen. Mijn verbazing was groot. Waarom gebruikte een productiebedrijf zoveel kleurencartridges? Ik besloot een rondje te gaan lopen. En snuffelde door een aantal ordners. Excel sheets met mooie kleuren. Geprinte powerpoints als interne documenten.
Hoe konden we het proces zo inrichten dat we minder kleurencartridges gebruikten en dus per saldo minder kosten zouden hebben als groep van twaalf productiebedrijven? Dit was mijn voorstel: Verwijder de 20 (!) kleurenprinters uit de productie. Plaats een kleurenprinter achter de secretaresse. Alleen zij mag daarop kleurenprints uitdraaien. Criterium: offertes voor klanten die geheel gereed zijn mogen afgedrukt worden in kleur, de rest in zwart wit. Kun je je voorstellen hoeveel dit in kosten scheelde voor deze fabriek met 120 medewerkers? Enorm.
Hefboomwerking van het besparingsvoorstel
Met dit idee ging ik naar de andere general managers. Een heleboel kleurenprinters werden verwijderd. De besparing liep in de tonnen.
Ook hier gold dat ik gewoon weer het rijtje had toegepast:
1. Hebben we de aankoop nodig? Nee, het kan ook in zwart-wit.
2. Hebben we de Euro’s ervoor (over)? Nee, dat kan goedkoper. Bovendien, onze winstmarges staan onder druk.
3. Hebben we de alternatieven onderzocht? Ja
4. Tijdens de aankoop: hebben we goed onderhandeld? Nee, dat hoefde niet meer
Wat vind jij van dit verhaal, uit het bedrijfsleven gegrepen? Zou je van het bovenstaande iets kunnen toepassen in jouw bedrijfsvoering? Laat je het hieronder weten ter inspiratie?
